Предприятие приобрело товар (есть приходная накладная, налоговая накладная по НДС), но нет средств, чтобы рассчитаться за него. Директор согласен заплатить собственные деньги непосредственно поставщику (тот не возражает). Правомерна ли такая операция, и если да, то как ее документально оформить? Какими будут налоговые последствия для предприятия?

Да, эта операция правомерна. Фактически директор совершит юридическое действие (оплату за товар) от имени предприятия за его счет (ведь деньги ему вернут). Таким образом, здесь будет иметь место договор поручения (ст. 1000-1010 Гражданского кодекса, далее - ГК). Директор будет выступать в роли поверенного, а предприятие - в роли доверителя.

Для документального оформления такой операции между директором и предприятием следует заключить договор поручения в письменной форме. В договоре нужно указать суть сделки: директор платит от имени предприятия средства поставщику за такой-то товар в такой-то сумме, с последующим возмещением этой суммы предприятием директору в такой-то срок.

Дополнительно к договору директору необходимо выдать доверенность, составленную в произвольной форме, подписанную руководителем (т.е. самим директором) и заверенную печатью предприятия (ст. 244, 246 ГК). В доверенности конкретно указывается, что должен сделать директор (оплатить товар). Эту доверенность директор показывает (но не передает) поставщику и платит последнему деньги. При этом помните, что сумма наличности, которую директор может передать одному поставщику в течение одного дня, не может превышать 10000 грн. (п. 2.3 Положения, утвержденного постановлением НБУ от 15.12.04 г. №637; п. 1 постановления Правления НБУ от 09.02.05 г. №32, см. «БАЛАНС», 2009, №38-39).

В подтверждение получения оплаты поставщик выдает директору квитанцию к приходному кассовому ордеру, чек РРО или другой платежный документ, скажем товарный чек (если поставщик - предприниматель, плательщик единого налога).

После выполнения поручения (уплаты средств) директор составляет и подает в бухгалтерию отчет о выполнении поручения, к которому прилагает доверенность и выданный поставщиком первичный документ. По мнению Минфина (письмо от 28.08.07 г. №31-34000-10-25/17266), такой отчет нужно составлять по форме, утвержденной приказом ГНАУ от 19.09.03 г. №440 (так называемый авансовый отчет). Однако авансовый отчет подается только в том случае, когда работнику выдается аванс (пп. 9.10.2 Закона от 22.05.03 г. №889-IV). У нас аванс не выдавался, поэтому в принципе можно отчитаться в произвольной форме. Хотя, конечно, чтобы не изобретать велосипед, удобнее применять форму, установленную ГНАУ.

Поданный отчет утверждается руководителем предприятия (скорее всего, нашим директором) и передается в бухгалтерию для отражения операции в бухучете. В установленный договором поручения срок предприятие возмещает директору израсходованные средства.

Теперь относительно налоговых последствий такой операции. Согласно ч. 2 ст. 1002 ГК, если в договоре поручения не определен размер платы поверенному или порядок ее выплаты, то после выполнения поручения поверенный должен получить плату в соответствии с обычными ценами на такие услуги.

Однако вряд ли директор будет требовать плату от предприятия за свою услугу (можно сказать - любезность). Поэтому не стоит предоставлять проверяющим основания включить в валовой доход сумму платы, определенную по обычным ценам, от бесплатного предоставления услуги директором своему предприятию. Чтобы такого не случилось, рекомендуем в договоре поручения записать, что «плата за выполнение поручения не устанавливается». Тогда никаких налоговых последствий у предприятия не будет.